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Digitale Organisation der Ausbildung

  • Warum Ausbildung digital organisieren?

    Kommen webbasierte Plattformen oder Apps auf PCs, Smartphones und Tablets in der Organisation der Ausbildung zum Einsatz, stellt dies eine neue Art und Weise der Arbeit dar. Der „digitale Ansatz“ ist nicht nur, die jeweiligen Anwendungen oder Geräte zu nutzen, sondern einen hohen Grad an Automatisierung und Vernetzung der Organisation zu erreichen, um so Aufgaben effizienter zu gestalten.

    Dafür lohnt es sich, Digitalisierungsvorhaben gut zu prüfen, denn ihre Einführung oder Entwicklung kostet immer erst einmal Zeit. Grundsatz ist, dass den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen bzw. dem Unternehmen durch die Digitalisierung ein klarer Mehrwert entstehen sollte, wenn Ausbildung neu organisiert wird. Das kann zum Beispiel die Möglichkeit sein, Dokumente mit mehreren Ausbildern, Ausbilderinnen oder Ausbildungsverantwortlichen zu teilen oder Termine schnell digital abzustimmen.

    Für die Verwaltungsaufgaben sind die Kammern die jeweils passenden Ansprechpartnerinnen. Die Sicherung betriebsspezifischen Wissens lässt sich digital gut aufarbeiten und organisieren. Das spart reellen Platz und Zeit bei der Suche bzw. dem späteren Abruf.

  • Was lässt sich in der Ausbildung digital organisieren?

    Etabliert haben sich Internetportale für die Verwaltung von Auszubildenden. Ausbildungsverträge lassen sich digital ausfüllen und übermitteln. Anmeldungen und Einladungen zu Prüfungen erfolgen elektronisch. Seit 2017 sind elektronische Ausbildungsnachweise gesetzlich erlaubt.[1] So kann das Berichtsheft mithilfe eines Tools ortsunabhängig geführt und kontrolliert werden. Versetzungspläne für Auszubildende lassen sich mit Tabellenkalkulationssystemen wie Excel erstellen und mit kommerziellen Lösungen so verknüpfen, dass Ausbilder/-innen und Auszubildende immer informiert sind.

    Darüber hinaus gibt es unzählige Möglichkeiten, Lerninhalte digital aufzuarbeiten und zu vermitteln. Je nach Tätigkeit steht eine ganz Bandbreite an Technologien zur Verfügung, die vom Einsatz virtueller Realität mittels VR-Brille bis hin zum Lernroboter reicht.

     

    [1] seit Oktober 2017, BBiG § 13

     

  • Wie lässt sich die betriebliche Ausbildung digital verwalten?

    Im Bereich des digitalen Azubi-Managements hat sich in den vergangenen Jahren einiges getan. Viele Kammern bieten im Internet Ausbildungsportale zur digitalen Ausbildungsverwaltung an. Dort lassen sich Ausbildungsverträge erstellen, bearbeiten und einreichen. Die Prüfungsanmeldungen und -einladungen erfolgen ebenfalls über solche Webportale. Ausbildungsnachweise lassen sich elektronisch erfassen und kontrollieren.

    Ziel der IHK-Organisation ist, eine einheitliche Anwendung für alle Regionen zu entwickeln und einzuführen. Auch bei den Handwerkskammern lohnt es sich, sich bei der zuständigen Stelle vor Ort zu erkundigen. Außerdem gibt es auf dem freien Markt kommerzielle Anbieter, die Lösungen anbieten, um die Ausbildungsbegleitung zu digitalisieren. Oft sind dies Lernplattformen mit zusätzlichen Funktionen wie etwa einem Berichtsheft. Bei diesen Lösungen ist es sinnvoll, vorab mit Ausbildungsberatern und -beraterinnen zu klären, inwieweit die Anforderungen der jeweiligen Kammer erfüllt werden.

  • Was ist der elektronische Ausbildungsnachweis?

    Während der Ausbildung sind Auszubildende verpflichtet, alle Ausbildungstätigkeiten im Betrieb und den Unterricht der Berufsschule zu dokumentieren (BBiG § 13 (7)). Das geschah früher – schriftlich per Hand oder als Dokument auf einem PC – in einem Berichtsheft. Seit Oktober 2017 können diese als Ausbildungsnachweise bezeichneten Berichte elektronisch geführt werden.

    Es gibt verschiedene Formen, elektronische Ausbildungsnachweise zu erstellen. Einzelne Kammern bieten Ausbildungsbetrieben webbasierte Portale, die eine Funktion für das Schreiben und Kontrollieren der Nachweise bereithalten. „BLok“[1], das im Rahmen eines öffentlich geförderten Projekts entstand, ist ein etabliertes digitales Berichtsheft, mit dem auch Leistungsportfolios erstellt werden können. Für die Nutzung dieses Tools werden Gebühren fällig. Gänzlich private Anbieter, wie „Azubi-Navigator“[2] oder „Vocanto“[3], integrieren in Lernplattformen die Möglichkeit, die Ausbildungsnachweise zu führen.

    Elektronische Ausbildungsnachweise ermöglichen es, Auszubildenden einfach und schnell Feedback zu den einzelnen Berichten zu geben, bei mehreren Auszubildenden den Überblick zu behalten und Erinnerungen für Nachweise zu automatisieren.


    [1] BPS Bildungsportal Sachsen GmbH: Das Online Berichtsheft: https://www.online-ausbildungsnachweis.de, 02.09.2019

    [2] u-form Testsysteme: Azubi-Navigator, https://azubinavi.de, 02.09.2019

    [3] Lucas-Nülle GmbH: VOCANTO, https://vocanto.com/de, 02.09.2019

  • Wie kommuniziere ich als Ausbilder/-in mit Auszubildenden digital?

    Eine kurze Frage „texten“ und in wenigen Minuten eine Rückmeldung als Sprachnachricht erhalten: So wird heute kommuniziert. Junge Menschen kennen es fast gar nicht mehr anders[1] (siehe auch Generation Internet“). Vielleicht gibt es Möglichkeiten im Unternehmen, Kommunikationskanäle zu etablieren, die diesem Verhalten genauso wie den betrieblichen Interessen entgegenkommen – etwa ein Intranet, das auch einen geschützten Kommunikationsraum für Ausbilder/-innen und Auszubildende bietet.

    Pragmatische Lösungen, wie die Nutzung sogenannter Instant Messaging-Dienste (zum Beispiel WhatsApp, Snapchat oder Threema) sollten immer in Bezug auf Datenschutz geprüft werden. Auch der Umgang mit E-Mails ist für Auszubildende nicht immer selbstverständlich. Erklären Sie ihnen, welcher Kommunikationskanal im Unternehmen Priorität hat, in welchem Turnus Sie sich einen Austausch wünschen, wann E-Mails gelesen werden und in welcher Zeit Sie eine Rückmeldung erwarten.

    Oft besteht vonseiten Auszubildender der Wunsch, Rückmeldungen zu Verhalten und Leistungen in der Ausbildung direkt zu erhalten.[2] Zögern Sie nicht, digitale Arbeitsprozesse wie etwa Terminabstimmungen bei Auszubildenden über digitale Tools zu organisieren.[3] Auch Standardsoftware bietet heute vielfältige Möglichkeiten, virtuell zusammenzuarbeiten.[4] Nutzen Sie diese Funktionen, um Ihren Nachwuchs für künftige Aufgaben fit zu machen.


    [1] Medienausstattung 12- bis 19-Jährige, Smartphone = 99 %, vgl. JIM-Studie 2018, mpfs, S.6, Kommunikation, Nutzung WhatsApp täglich/mehrmals pro Woche 2018 = 85 %, vgl. JIM-Studie 2018, mpfs., S. 38 (www.mpfs.de/studien/jim-studie/2018/)

    [3] bspw. mit dudle.de als nicht kommerzielles Tool zur Ermittlung eines gemeinsamen Termins

    [4] Möglichkeiten sind z.B. der Datenaustausch über OneDrive oder Dropbox oder die Zusammenarbeit über SharePoint oder Google Drive.

  • Wie kann die Prüfungsvorbereitung digital unterstützt werden?

    Mit Lernplattformen im Internet, die das Prüfungswissen für einzelne Ausbildungsberufe aufarbeiten, können sich Ausbildende gut auf Zwischen- und Abschlussprüfungen vorbereiten. Lernplattformen sind multimedial und vermitteln Lerninhalte mit Grafiken, Animationen, Lerntexten, Videos und Lernerfolgskontrollen. Darüber hinaus eröffnen sie eine flexible, ortsunabhängige Welt des Lernens, ermöglichen ein eigenes Lerntempo und bieten ggf. sogar spielerische Elemente. Sie stärken damit ein eigenverantwortliches Lernverhalten bei den Auszubildenden.

    Als Ausbilder/-in können Sie selbst die Inhalte prüfen. Oft gibt es kostenfreie Testversionen, die es erlauben, sich einen Überblick zu verschaffen. Kontaktieren Sie Ihre Branchenverbände und erkundigen Sie sich, ob es für Ihre Ausbildungsberufe interessante Angebote gibt.

  • Wo finde ich Podcasts, Videos und Checklisten zur Organisation der Ausbildung?

    Online finden sich verschiedene Anleitungen und Hilfsmittel, um Ausbildung zu organisieren. Podcasts ähneln Radiosendungen mit einem Hauptthema und jeweils einer Reihe an Folgen zu bestimmten Unterpunkten. So können Sie Ihre benötigten Info-Einheiten gezielt auswählen.

    Beispiele für Podcasts, die sich mit der Organisation der Ausbildung beschäftigen, sind der „Ausbilder 4.0“[1], „Ausbildung to go“[2] oder „Ausbilder-Talk“[3]. Erklärfilme oder Tutorials bieten Instruktionen für bestimmte Aufgaben im Videoformat. Das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) hilft etwa bei der Organisation des betrieblichen Ausbildungsplans[4]. Konkrete Tipps und praktische Anleitungen gibt es auch in der Schriftenreihe „Ausbildung gestalten“ des Bundesinstituts für berufliche Bildung (BIBB)[5], die sich digital als PDF abrufen lassen.


    [1] Claudia Schmitz: Ausbilder 4.0, https://podcasts.apple.com/de/podcast/ausbilder-4-0/id1434694166, 02.09.2019

    [2] Sabine Bleumortier: Ausbildung to go, https://podcasts.apple.com/de/podcast/ausbildung-to-go/id1450734683, 02.09.2019

    [5] Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB), Schriftenreihe „Ausbildung gestalten“, https://www.bibb.de/veroeffentlichungen/de/publication/series/list/2, 02.09.2019

  • Welche Unterstützungsstrukturen für Digitalisierungsprojekte in KMU gibt es?

    • Als erster Ansprechpartnerinnen stehen Ausbildungsunternehmen die Kammern zur Verfügung, die in der Regel Kenntnis über regionale Initiativen zur Digitalisierung in der Ausbildung haben.
    • In öffentlich geförderten Projekten bieten zudem unterschiedliche Ministerien Unterstützungsstrukturen für Digitalisierungsvorhaben. So unterstützen die einzelnen „Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren“ der Initiative „Mittelstand-Digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) kleine und mittlere Unternehmen (KMU) an zahlreichen Standorten bei Umsetzungsprojekten zur Digitalisierung.
    • Projekte aus der Förderrunde „Digitalisierung der Wirtschaft“ des Programms „Jobstarter plus“ des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) bieten an Standorten in ganz Deutschland Hilfe im Bereich der Digitalisierung der Ausbildung.
    • Im Projekt „Digiscouts“ des RKW Kompetenzzentrums werden Ausbildungsaktivitäten und Projekte zur Digitalisierung in Unternehmen in ausgewählten Regionen verknüpft. Dabei finden Azubis heraus, wo in ihrem Betrieb Potenzial für Digitalisierung steckt.
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